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发布于:2021-01-21 21:52
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盐城电脑培训教您轻松学会Office 办公室文员必备技能

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办公室文员是一位办公室里的行政助理,也称为:办公室助理,办公室协调员,文员,办公文员

办公室文员通常是在办公室工作的人,记账,归档,邮寄,信息传递,数据处理,跑腿,分拣邮件等。某些工作技能很重要,例如沟通技巧,计算机技能,客户服务技能以及对细节的关注。

Office Clerk 办公室文员主要做什么

办公室文员需要各种常规办公技能,能够提交文件,复印,发送外发信件,整理和分发收到的邮件,签署交付和发送传真。他们还必须能够保持准确的纸质和电子记录,并且能够收到详细的电话信息。在一些办事处,办公室职员在会议上抄录并抄录笔记,并在必要时跟踪办公用品并补充它们。

在某些办公室环境中,办公室职员可能会承担更多高级任务,例如保存薪资记录,制作薪资或进行盘点。如果要求办公室文员监督其他员工,通常需要以前的管理经验。

分配给办公室职员的具体职责取决于他们工作的办公室类型。大学里的办公室职员可以处理申请材料或回答潜在学生的问题,而医院的办公室职员可以提交和检索医疗记录。

以下是办公室文员可能遇到的各种职责清单:

1、接收和屏幕来电或收集需要找到合适人员的其他信息(可能是时间敏感的)

2、发送信件邮件并懂出行差事

3、收集,统计和支付资金,做基本的簿记和完成银行交易信息统计

4、完成并邮寄帐单,合同,政策,*或支票

5、与办公室的人员以及监督人员/管理人员密切合作

6、准备会议议程,出席会议,并记录和转录会议记录

7、在电脑上创建文档,电子表格,输入数据以及通过电子邮件进行交流

8、通过手动或使用计算机维护和更新归档,库存,邮寄和数据库系统

9、与公司外部的人员(包括潜在客户)进行沟通,迎接来访者

10、确认约定时间并将客户或供应商引导至适当的人员或办公室

11、在执行数据处理或写信或其他文件时,确保完成的工作没有错误

12、库存和订购材料,供应和服务

13、打开邮箱归类和路由收到的邮件,回复信件并准备发送邮件

14、为办公室的职员安排旅行/出行。

15、一次处理几件不同的事情(组织和注意细节技巧是关键)



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